近年来，由于中国共产党机关和国家行政机关各有自己的公文格式标准及行文要求，公文用纸、格式要素、标识位置、字号大小、行文形式等有较大差异，尤其是党政部门联合向党委、政府发文因缺乏统一标准，行文方式难以适从，导致公文格式混淆使用等问题十分突出，对地方党政机关公文处理、规范化管理、文件传阅、立卷归档、文秘工作开展及文秘人员培训等带来诸多不便。

目前，我国行政机关公文处理是以2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》为依据，中国共产党机关公文处理是根据中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》施行。这两种公文形式主要存在以下差异：一是公文用纸不同。党的机关公文采用16K型(长260毫米、宽184毫米)；行政机关公文采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。二是所用字号不同。党的机关公文排印字号为4号仿宋体，印发机关前和印发日期后均空半格；行政机关公文排印字号为3号仿宋体，印发机关与成文日期左右各空1格。三是标识名称不同。党的机关公文叫“版头”、“印发传达范围”；行政机关公文叫“发文机关标识”、“附注”。四是联合发文形式不同。党的机关公文用主办单位版头或各联署单位专制版头；行政机关公文用各联署单位专制发文机关标识。五是保密期限标识不同。党的机关公文一般不标识保密期限，密级标识在首页左上角；行政机关密级类公文则标明保密期限，密级标识在版心右上角。六是成文日期标注不同。党的机关公文用阿拉伯数字标注；行政机关公文用汉字标注。七是落款署名方式不同。党的机关公文成文日期前的落款处均应署发文机关名称；行政机关公文单一或两个机关联合制发的公文，在落款处不署发文机关名称，仅在成文日期上加盖发文机关印章即可。

我们认为，公文区别于其他文体的主要标志是有统一规范的格式要求。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步科学化、规范化的客观需要。但是，现行党政机关公文处理方式存在差异过大的状况，难以避免各类公文格式体例混淆使用的问题。特别是《国家行政机关公文处理办法》施行以来，各级行政机关采用国际标准A4纸型，各级党的机关仍延用16K纸型，各级人大机关、政协机关及其他机关却无所适从；地方党政机关交叉行文和联合行文形式多样，且同一机关的秘书机要人员要同时接受党委、政府双重业务培训；各部门又要制作多种文件样式，以适应党委、政府不同的公文格式。近年来，因为一直没有统一规范党政机关公文格式标准，不同程度地影响了机关办公的规范化、标准化及工作效率。对此，一些机关干部对中办、国办两家办公厅缺乏沟通协调议论较多，颇有微词。

针对上述问题，我们建议中共中央办公厅和国务院办公厅就党政机关公文体式规范化等问题尽快协调沟通、共同磋商，并对党的机关公文处理条例和行政机关公文处理办法的施行情况进行调查了解，广泛听取意见，综合分析研究，力求形成共识。在此基础上，由中办、国办联合制定格式及纸型统一适用的科学、规范、切实可行的《中国共产党机关和国家行政机关公文处理办法》，促进党政机关办公的制度化、规范化、程序化建设和工作效率的提高。